M 5.24 Nutzung eines geeigneten Faxvorblattes
Verantwortlich für Initiierung: Leiter Innerer Dienst
Verantwortlich für Umsetzung: Fax-Verantwortlicher, Benutzer
Um einen geordneten und nachvollziehbaren Fax-Austausch zu erzielen, ist die Nutzung eines standardisierten Faxvorblattes vorzusehen. Damit kann insbesondere geprüft werden, ob eine erhaltene Faxsendung vollständig empfangen und ausgedruckt wurde.
Das Faxvorblatt sollte beinhalten:
- Rufnummer des Faxgerätes,
- Name des Absenders (mit Telefonnummer und vollständiger Adresse),
- Telefonnummer eines Ansprechpartners bei Übertragungsproblemen,
- Name des Empfängers (mit Rufnummer des Faxgerätes und ggf. vollständiger Adresse),
- Seitenzahl einschließlich Faxvorblatt,
- ggf. Dringlichkeitsvermerk (evtl. gestuft) und
- Unterschrift des Absenders.
Die Bitte, fehlgeleitete Sendungen weiterzuleiten oder den Absender zu informieren, ist sinnvoll.
Ergänzende Kontrollfragen:
- Hat das Faxvorblatt alle notwendigen Bestandteile?
- Wird das Faxvorblatt konsequent genutzt?