M 2.52 Versorgung und Kontrolle der Verbrauchsgüter
Verantwortlich für Initiierung: IT-Sicherheitsmanagement, Leiter Innerer Dienst
Verantwortlich für Umsetzung: Innerer Dienst, Administrator, Benutzer
Viele im Büroalltag eingesetzte Geräte wie Fax, Drucker, etc. sind auf bestimmte Verbrauchsgüter (z. B. Papier, Toner, Datensicherungsbänder) angewiesen, um funktionieren zu können. Daher muss die Versorgung mit diesen Verbrauchsgütern vor Ort sichergestellt sein. Es sollten klare und eindeutige Regelungen existieren, welche Verbrauchsgüter von wem nachgefüllt bzw. bestellt werden sollten.
Bestimmte Ressourcen dürfen nicht von jedem Mitarbeiter nachgefüllt oder beschafft werden, sondern nur von autorisierten Personen, beispielsweise sehr teure Produkte oder technisch komplexe Komponenten.
Alle Benutzer sollten informiert sein, wer zu benachrichtigen ist, wenn Verbrauchsgüter nachbeschafft oder aufgefüllt werden müssen. Für jede Sorte von Verbrauchsmaterial sollte jemand benannt werden, der für Versorgung und Kontrolle verantwortlich ist. Dieser ist dafür verantwortlich
- regelmäßig zu prüfen, ob ausreichende Vorräte vorhanden sind und vor Ort nachgefüllt werden muss,
- die Beschaffungsstelle rechtzeitig zu benachrichtigen, wenn Verbrauchsmaterial nachbestellt werden muss.
Die Versorgung mit Verbrauchsgütern ist von der Beschaffungsstelle ausreichend sicherzustellen.
Ergänzende Kontrollfragen:
- Ist die Zuständigkeit für den Nachschub an Versorgungsgütern geregelt?
- Fehlt häufig Verbrauchsmaterial?